This notice describes how information about you may be used and disclosed by Labrador Primary Care Center (the “Practice”) and how you can get access to this information. Please review it carefully. This Notice is effective January 1, 2022 and applies to all protected health information as defined by federal and state regulations.

Understanding your health record/information

• What is in your healthcare record and how your protected health information (“PHI”) is used helps you to: ensure its accuracy, better understand who, what, when, where, and why others may access your health information, and make better informed decisions when authorizing disclosure to others. Each time you visit our office a record of your visit is made. This record contains your symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment, and a plan for future care or treatment. This information, referred to as your health or medical record, may be used by our Practice, as follows:
• A basis for planning your care and treatment
• A means of communication among the healthcare professionals who contribute to your care. We may need to transmit PHI over an unsecured medium, such as a paper-to-paper fax. Unencrypted text messaging or e-mailing may be used when requested and/or initiated by you. Please note that transmitting PHI via an unencrypted medium presents a risk that your PHI could be read by a third party.
• A legal document describing the care we provided to you
• A record that you or a third-party payer can verify services billed were provided
• A tool in educating healthcare professionals
• A source of data for medical research
• A source of information for public health officials charged with improving the health of this county, state, and the nation
• A tool which we can assess and continually work to improve the care we render and the outcomes we achieve
• To provide you with information on additional treatment alternatives and other health-related benefits
• We may use your information for appointment reminders as defined by the “Consent” page

Your health information rights

• Although your health record is the physical property of this Practice, the information belongs to you. You have the right to:
• Obtain a copy of this Notice of Privacy Practices
• Inspect and/or receive a copy of your health record electronically as provided for in 45 CFR 164.512 and 45 CFR 164.524 of the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 as subsequently amended (“HIPAA”)
• Amend your health record as provided in 45 CFR 164.524 (HIPAA)
• Obtain an accounting of disclosures of your health information
• Request communications of your health information by alternative means or at alternative locations
• Request a restriction on certain uses and disclosures of your information to health plans, if you paid for these services out of pocket
• Revoke your authorization to use or disclose health information except to the extent that action has already been taken
• You have a right to opt out of communications for fund raising activities of this Practice

Our responsibilities. We are required to

• Maintain the privacy of your health information as defined by federal/state laws
• Provide you with this notice as to our legal duties and privacy practices with respect to information we collect and maintain about you
• Notify you of a breach of your PHI
• Notify you if we are unable to agree to a requested restriction

We reserve the right to change our privacy practices and to make the new provisions effective for all protected health information we maintain. Should our information practices change, we will post the changes in our reception area and on our website at www.drlabrador.com. At your request, we will provide you a revised Notice of Privacy Practices.

To report a problem

If you have questions, would like additional information, or wish to report a problem, please contact the Practice’s Privacy Officer. The HIPAA Privacy Officer for the entire organization is the Director of Operations at (727) 381-8006 or 6775 Crosswinds Dr S. St. Petersburg, Florida 33710. The e-mail address is info@drlabrador.com.

If you believe your privacy rights have been violated, you can file a complaint with the practice’s Privacy Officer, the CMO, or with the Office of Civil Rights, U.S. Department of Health and Human Services, by sending a letter to: 200 Independence Ave. S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1.877.696.6775 or visiting  https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html .There will be no retaliation for filing a complaint.

Treatment, payment, and Healthcare Operations

Treatment: Information obtained by a member of our healthcare team will be recorded in your record and will be used to determine the course of treatment we believe is best for you. We may also share with other healthcare providers involved with your treatment copies of your healthcare information to assist them in treating you.

Healthcare operations: Members of the medical staff may use information in your health record to assess the care and outcomes in your case and others like it. This information will then be used in an effort to continually improve the quality and effectiveness of the health care and service we provide.

Business Associates: There are some services provided in our organization through contracts with business associates. When these services are contracted, we may need to disclose your health information to our business associate so they can perform the job we’ve hired them to do. HIPAA now requires the business associate to protect your health information just as we do. Therefore, HIPAA and this Practice, require the business associate to sign a Business Associate Agreement, protecting and securing your health information as required by Federal and State law.

Notification: We may use or disclose information to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or another person responsible for your care, your location, and general condition. (As governed by federal/state law and the Consent page).

Communication with family: Healthcare professionals, using their best judgment, may disclose to a family member, other relative, close friend or any other person you identify, health information relevant to that person’s involvement in your care or payment related to your care. (As governed by federal/state law and the Consent page).

Research: We may disclose information to researchers, when an institutional review board having reviewed the research proposal and established protocols to ensure the privacy of your health information has approved their research. This information will be de-identified.

Food and Drug Administration (FDA): We may disclose to the FDA health information relative to adverse events with respect to food, supplements, product and product defects, or post marketing surveillance information to enable product recalls, repairs, or replacement.

Workers’ Compensation: We may disclose health information to the extent authorized by and to the extent necessary to comply with laws relating to workers compensation or other similar programs established by law.

Public health: As required by law, we may disclose your health information to public health or legal authorities charged with preventing or controlling disease, injury, or disability.

Correctional institution: Should you be an inmate of a correctional institution; we may disclose to the institution or agents thereof health information necessary for your health and the health and safety of other individuals.

Law enforcement: We may disclose health information for law enforcement purposes as required by law or in response to a valid subpoena.

Abuse and Domestic Violence: As provided by federal and state law, we may, at our professional discretion, disclose to proper federal or state authorities healthcare information related to possible or known abuse or domestic violence.

Sale of business: We may disclose your health information in connection with the sale of all or part of our business. Other than this exception, we will not sell your PHI for remuneration without your authorization.

Authorization: We will not use or disclose your health information without written authorization from you or your legal representative for: psychotherapy notes, HIV+/AIDS status, drug/alcohol abuse records, marketing purposes, or other uses and disclosures not described in this notice.

Aviso de Prácticas de Privacidad

Este aviso describe las oficinas de Labrador Primary Care Center (los “consultorios”) puede usar y divulgar la información acerca de usted y cómo acceder a esta. Léalo con atención: Este aviso entra en vigencia a partir del 1 de enero del 2022 y aplica a toda la información médica protegida según lo definen las normas federales y estatales.

Cómo entender su registro o información médica

Lo que hay en su registro de salud y cómo se usa su información protegida de salud (PHI, por sus siglas en inglés) le ayuda a: garantizar su exactitud, para entender mejor quién, qué, cuándo, dónde y por qué otras personas pueden acceder a su información médica, y a tomar mejores decisiones informadas al momento de autorizar la divulgación de la misma.

• Cada vez que visita nuestro consultorio, se guarda un registro. Este registro contiene sus síntomas, exámenes, resultados de análisis, diagnósticos, tratamiento y un plan para atención o tratamientos futuros. Esta información, llamada historia clínica o registro de salud, puede ser usada por nuestro consultorio de la siguiente manera:
• Como base para planificar su atención y tratamiento.
• Como forma de comunicación entre los profesionales de la salud que contribuyen a su atención. Es posible que tengamos que transmitir PHI mediante un medio no seguro, como de papel a fax de papel. Se puede usar mensajes de texto o correos electrónico sin cifrar si usted lo solicita o inicia la comunicación por esos medios. Tenga en cuenta que transmitir PHI por medios no cifrados significa que hay riesgos de que esta pueda ser leída por terceros.
• Como documento legal que describe la atención brindada.
• Como registro que usted o un tercereo pagador pueden usar para verificar los servicios facturados fueron prestado.
• Como herramienta para capacitar a trabajadores de la salud.
• Como fuente de datos para investigación médica.
• Como fuente de información para funcionarios de salud pública encargados de mejorar la salud de este condado, estado y de la nación.
• Como herramienta a la que podemos evaluar y en la que podemos trabajar continuamente para mejorar la atención que prestamos y los resultados que obtenemos.
• Para brindarle a usted información sobre tratamientos alternativos y otros beneficios de salud.
• Podemos usar su información como recordatorios para citas según se definen en la página “Consentimiento”.

Sus derechos sobre la información médica

Si bien su registro de salud se encuentra en la propiedad física del consultorio, la información le pertenece a usted. Tiene derecho a:

• Obtener una copia de este Aviso de prácticas de privacidad.
• Inspeccionar o recibir una copia electrónica de su registro de salud según lo dispuesto en 45 CFR 164.512 y 45 CFR 164.524 de la Ley de Responsabilidad y Transferencia del Seguro Médico de 1996 (HIPAA, por sus siglas en inglés) según sus modificaciones posteriores.
• A modificar si registro de salud según lo dispuesto en 45 CFR 164.524 (HIPAA).
• A obtener un registro de las divulgaciones de su información médica.
• A solicitar que le comuniquen su información médica a través de métodos alternativos o en ubicaciones alternativas.
• A solicitar restricciones en ciertos usos y divulgaciones de su información a planes de salud, si pagó por estos servicios de su propio bolsillo.
• A revocar su autorización para el uso o la divulgación de la información médica excepto que ya haya sido usada o divulgada.
• Tiene el derecho a elegir no ser contactado por motivos de recaudación de fondos de esta clínica

Nuestras responsabilidades. Nosotros debemos

• Mantener la privacidad de su información médica según lo dispuesto por las leyes federales y estatales.
• Proporcionarle este aviso que describe nuestros deberes legales y prácticas de privacidad en lo que respecta a la información que recopilamos y mantenemos sobre usted.
• Notificarle de cualquier violación a su PHI.
• Notificarle si no podemos aceptar la solicitud de una restricción.

Nos reservamos el derecho de realizar cambios en nuestras prácticas de privacidad y poner en vigencia las nuevas disposiciones para toda la información protegida de salud que tengamos. Si llegara a cambiar nuestras prácticas de la información, publicaremos dichos cambios en nuestra área de recepción y en nuestra página web en www.drlabrador.com. Si usted lo solicita, le podemos brindar una copia del aviso modificado de prácticas de privacidad.

Para comunicar un problema

Si tiene preguntas, quiere información adicional o desea comunicar un problema, comuníquese con el funcionario de prácticas de privacidad. El funcionario de privacidad de HIPAA de toda la organización es la directora de operaciones y puede llamarla al (727) 381-8006 o escribiendo a 6775 Crosswinds Dr. N St. Petersburg, FL 33710. El correo electrónico es patty@drlabrador.com

Si cree que se infringieron sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el funcionario de privacidad del consultorio, ante el CMO o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos, escribiendo una carta a 200 Independence Ave. S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1.877.696.6775 o ingresando a https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html . No se tomarán represalias por presentar una queja.

Tratamiento, pago y servicios médicos Tratamiento

La información que obtenga por un miembro de nuestro equipo médico quedará almacenada en su registro y se usará para determinar el tratamiento que a nuestro parecer sea el mejor para usted. También podemos compartir copias de su información médica con otros prestadores médicos involucrados en su atención para asistirlos en su tratamiento.

Pago: Se enviará una factura a usted o al tercero pagador. La información que acompañe la factura o que se encuentre en la misma pude incluir información que lo identifique, así como su diagnóstico, procedimiento y los suministros usados.

Servicios médicos: Los miembros del equipo médico pueden usar la información de su registro de salud para evaluar la atención y los resultados en so caso u otros similares. Esta información se usará para mejorar continuamente la calidad y la efectividad de la atención médica y los servicios que brindamos.

Socios comerciales: Algunos de los servicios prestados por nuestra organización son a través de contratos con socios comerciales. Cuando se contratan estos servicios, es posible que tengamos que divulgar su información médica a nuestro socio comercial para que ellos puedan realizar el trabajo para el cual los contratamos. HIPAA ahora obliga a los socios comerciales a proteger su información médica de la misma forma en que nosotros lo hacemos. Por lo tanto, HIPAA y este consultorio requieren que su socio comercial firme un Contrato de Socio Comercial que protege y asegura su información médica según lo requiere la ley federal y estatal.

Notificación: Podremos utilizar o divulgar información para notificar o ayudar a notificar a un miembro de la familia, un representante personal o a otra persona responsable de su atención sobre su ubicación y su condición general. (Según lo regula la ley federal o estatal en la página “Consentimiento”).

Comunicación con la familia: Los profesionales de la salud, utilizando su mejor criterio, pueden divulgar a un familiar, un pariente, amigo cercano u otra persona que usted identifique, información de médica relevante a la participación de esa persona en su atención o en el pago de su atención. (Según lo regula la ley federal o estatal en la página “Consentimiento”).

Estudios de investigación: Podemos divulgar información a investigadores cuando el estudio cuente con la aprobación de un consejo de revisión institucional que haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para garantizar la privacidad de su información médica. A esta información se le quitarán los elementos que le puedan identificar.

Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés): Podemos divulgar información médica a la FDA sobre eventos adversos referidos a alimentos, suplementos, productos y defectos de productos, o publicar información de vigilancia de comercialización para permitir la retirada, reparación o reemplazo de productos.

Compensación de trabajadores: Podemos divulgar la información médica en la medida en que estemos autorizados y sea necesario para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación de trabajadores u otros programas similares estipulados por la ley.

Salud pública: Según lo exige la ley, podemos divulgar su información médica a las autoridades de salud públicas o legales a cargo de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.

Institución correccional: Si usted fuera un recluso en una institución correccional, podemos divulgar a la institución o a sus agentes la información médica necesaria para su salud y la salud y seguridad de otras personas.
Autoridad policial: Podemos divulgar información médica a autoridades policiales según lo exija la ley o en respuesta a una citación válida.

Abuso y violencia doméstica: Según lo dispuesto por la ley federal y estatal, podemos, según nuestro criterio profesional, divulgar a las autoridades federales o estatales correspondientes información médica relacionada a posibles o fehacientes casos de abuso o violencia doméstica.

Venta del negocio: Podemos divulgar su información médica en relación a la venta de todo o parte del negocio. Aparte de esta excepción, no venderemos su PHI por remuneración sin su autorización.

Autorización: No utilizaremos ni divulgaremos su información médica sin autorización por escrito de su parte o de su representante legal para: notas de psicoterapia, condición de VIH+/SIDA, registros de abuso de drogas/alcohol, con propósito de marketing, u otros usos y divulgaciones no descritos en este aviso.